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广东省深圳市政府


深圳经济特区城市建设档案管理规定
深圳市人民政府令第21号发布


第一章 总 则
第一条 为了加强深圳经济特区城市建设档案（简称城建档案）工作，根据《中华人民共和国档案法》、建设部及国家档案局的有关规定，结合深圳经济特区（以下简称“特区”）具体情况，制定本规定。
第二条 城建档案是城市规划、建设、管理工作中形成的应归档保存的各种图纸、图表文字材料、模型、样品、照片、影片、录相、录音等技术文件材料的总称。它是历史的原始真实记录，是城市建设和管理的重要依据及信息资源。
第三条 城建档案工作是城市建设的重要组成部分。凡在特区内进行城市建设、管理的各机关、部队、院校、团体、企事业单位都应依照本规定搞好城建档案工作。
第四条 特区城建档案工作实行统一领导、统一制度、同一标准、集中分级管理的原则。

第二章 管理机构和职责
第五条 市城建档案管理处是市政府管理城建档案的专门机构；市城建档案馆是收集、保管、提供、利用城建档案的科技事业单位。两部门合署办公，归口市政府建设行政主管部门领导。业务上受市档案局指导。其主要职责是：
（一）负责集中统一管理和指导全市的城建档案工作；起草、制定城建档案工作法规性文件、标准、规范；进行业务培训；组织全市性的检查评比；协调城建档案工作与其它工作之间的关系。
（二）参加城市建设工程的竣工验收；审查接收需长期、永久保存的城建档案。
（三）对接收进馆的档案进行科学的系统管理；积极为城市规划、建设、管理、科研等工作提供服务。
（四）利用声像、影视等手段广泛积累城市建设的档案材料，不断丰富馆藏。开展编研工作，使市城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市建设信息的中心。
第六条 各区、建设系统的各局、集团（总）公司有关专业公司和施工单位应分别设立城建档案室，建立以市城建档案馆为中心，各单位档案室为基础的档案管理网。
第七条 各城建档案室应建立和健全城建档案管理的各项规章制度，配备库房和必要的装具，确保工作的正常开展。其主要职责是：
（一）负责收集本单位的城建档案材料，并进行系统整理、编目、科学排列，做到查找方便，为本单位生产、建设、管理及科研提供服务。
（二）检查、督促、指导所属单位的城建档案工作，并参加本单位建设工程的竣工验收。
（三）根据本规定，按时向市城建档案馆移交档案。接受市城建档案管理处的业务指导。积极参加市城建档案系统组织和各项活动。

第三章 管理范围
第八条 深圳经济特区城建档案分两级管理，市城建档案馆为一级管理单位，各单位城建档案室（或综合档案室）为二级管理单位。
第九条 市城建档案馆接收管理以下档案：
（一）市政、公用工程档案，包括：道路、隧道、桥梁、铁路、港口、码头、机场、防洪、涵洞、电讯、消防、供电、供水、排水、供气、供热以及地下各种管线工程（含部队、公安、海关、边检等所有的直埋通讯线路）和文教、卫生、广播、电视、体育、环保、环卫、城市雕塑等市
政公用设施档案；
（二）本市确认的重点工程的档案；
（三）符合下列条件之一的办公、商业、住宅、综合楼等其它单位建设工程的档案：
1、十层以上（含十层）；
2、投资在五百万元以上（含五百万元）；
3、建筑面积一万平方米以上（含一万平方米）。
（四）设计新颖、有特色的建筑工程和具有纪念性的新、老建筑和构筑物的档案。
（五）住宅区、工业区总体档案材料（见归档范围细则）、同一类型的单体建筑档案。
（六）规划档案，包括：
1、总体规划；
2、分区规划；
3、详细规划；
4、专业规划；
5、工程规划；
6、编制规划所依据的基础材料。
（七）测绘档案，包括：
1、控制测绘成果；
2、地形测量；
3、摄影测量、航测相片；
4、地质勘察资料。
（八）土地管理档案，包括：
1、土地利用规划；
2、土地划拨和土地拍卖材料；
（九）建筑及施工管理档案，包括：
1、方案审批；
2、建筑报建许可证；
3、招、投标材料；
4、施工批准书；
5、质量、安全检查评比材料；
6、竣工验收、质量评定汇总材料；
7、施工队伍注册材料；
8、优质样板工程评定材料；
9、施工统计报表。
（十）产权档案
（十一）环境保护档案，包括：
1、城市环境保护规划；
2、城市环境污染源的调查及监测统计，环境评价材料；
3、环境治理工程材料；
（十二）住宅管理档案，包括：
1、住宅区维修、改建竣工档案；
2、房改有关文件材料；
3、批准房屋出售的有关材料；
（十三）城市管理档案，包括：
1、城市园林绿化、名胜古迹档案；
2、城市环境卫生设施分布材料；
3、在城市管理方面获得省级以上的荣誉材料；
4、颁发的城市规划、建设、管理法规。
本条（一）至（四）项规定的工程按归档范围要求报送全套完整的竣工档案和系统的照片、录像档案，没有条件拍摄的单位，可委托市城建档案馆或有关单位拍摄
本条第（十）项规定的产权档案，由于使用频繁，设专门库房，由产权管理部门派人管理，接受市城建档案管理处的监督、检查和指导，并定期向城建档案管理处报送有关统计报表。
第十条 第九条规定范围之外的、在市规划部门报建的工程，其竣工档案经市城建档案馆审查合格后，由各系统各单位档案室管理，但移交书和验收证明书应报市城建档案馆备案。
各区和有独立报建及验收权的单位按第九条规定范围向市城建档案馆移交档案，第九条规定范围以外的城建档案由各区和各单位档案室审查保存。

第四章 归档要求
第十一条 工程竣工档案由建设单位按下列要求汇总移交。
（一）属于进市城建档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起六个月内移交完毕；不属于进市城建档案馆的竣工档案，从工程竣工验收之日起三个月内移交完毕。
（二）属于进市城建档案馆的工程竣工档案，要求做到一式三套，原件交市城建档案馆，其它两套交建设（或主管）单位和使用单位。不属于进市城建档案馆的档案，应做一式两套，原件交建设（或主管）单位，另一套交使用单位。遇特殊情况需增加竣工档案套数的，由建设单位统筹
考虑解决。
（三）归档的城建档案应齐全、完整、准确、系统；各种鉴证手续完备，字迹清晰；原件严禁用复印、复写及易褪色的墨水编制和书写。
（四）城建档案的组卷，原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。
（五）竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制。竣工图应是与实际物相符的新蓝图，并经工程技术负责人审核签字，加盖“竣工图”章。
对地下隐蔽工程，应有隐蔽记录简图、复盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。
（六）城建档案的整理装订。文字材料以十六开纸规格为标准，不够大的进行裱糊，去掉材料内的金属物，采用市城建档案管理处统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，大小为四号图幅，按顺序装入档案盒。
（七）整理好的工程竣工档案，由建设单位向城建档案管理部门移交。移交书就填写真实，各种签字盖章完备。
第十二条 规划、国土、测绘、环保、建筑报建、施工管理及住宅、城管等档案的移交应符合以下要求：
（一）建设系统各部门形成的档案每年年底向各局档案室移交，由各局档案室汇总后在次年三月份之前向市城建档案馆移交，如只有一份，并且在短期内要经常使用的，可在局档案室保存二年，第三年一季度内向市城建档案馆移交。
（二）建设系统各局形成的档案一般按项目或内容立卷，保持项目或文件内容的完整性。每一卷应书写卷内目录。采取散装的办法放入档案盒内，一个项目装一盒或若干盒。移交时由档案室填写移交一式两份，随档案一起移交。

第五章 档案的管理及利用
第十三条 市城建档案馆和各单位档案室对接收的档案应及时登记，科学排列，编制检索工具，有条件的单位可采用电脑检索。
第十四条 档案管理部门应认真做好档案的鉴定及保管工作，档案库房应严格按“七防”要求，定期检查，对破损或变质的档案应及时采取补救措施，对特别重要的档案应严格保密，确保其安全无损。
第十五条 积极开展档案利用工作，任何单位因工作需要可查阅档案，充分发挥城建档案在城市建设和管理中的作用。

第六章 竣工档案保证金
第十六条 档案保证金是保证竣工档案完整、合格及时归档的一种经济手段。凡在特区范围内申报的建设工程，建设单位在工程报建前应向市城建档案馆或区及有关档案室交纳工程档案保证金，交纳保证金的回执为办理建筑报建应提供的材料之一。竣工档案按规定合格移交后，保证金
原数退还交款单位。
第十七条 交纳档案保证金标准。凡属于第九条（一）至（四）项的工程按工程总投资额的百分之一交纳；住宅小区及其它一般性建设工程，可按百分之零点五交纳。最高不超过十五万元。

第七章 法律责任
第十八条 未按规定交付档案保证金的工程，建设行政主管部门不予办理建筑报建和施工报建手续。
第十九条 验收工程时，发现档案不真实、不齐全的，验收部门应责令建设单位限期改正，在限期内未改正的，不予验收。
第二十条 在施工过程中，由于不重视档案工作造成部分档案材料丢失和损坏的，城建档案管理处应责成责任单位补制档案，并扣罚10％的保证金”
工程竣工后，不按规定时间移交档案的，超过一个月，扣罚5％的保证金；超过一年仍不交档案的，或不在限期内补制档案的，除扣罚所有保证金外，由建设行政主管部门分清责任，给予处罚：属于建设单位的责任，暂停其新工程的报建；属施工单位的责任，暂停其参加工程报标。档
案移交后，恢复工程报建或工程报标。
第二十一条 建设系统机关各部门形成的档案，必须按规定向档案部门移交，集中管理。任何个人不得据为已有。违反者由其所在单位给予行政处分。
第二十二条 档案管理人员未按规定妥善保管档案，造成档案遗失、损坏、不齐全者，情节轻微的，给予行政处分。
第二十三条 在档案利用中，发现档案与实际不符，城建档案管理处有权责令原建设单位重新编制，并赔偿由此造成的一切损失。
第二十四条 违反本规定情节严重构成犯罪的，依法追究责任人员的刑事责任。

第八章 附 则
第二十五条 本规定自颁布之日起施行。



1994年1月29日
关于“广州维修基金第一案”的探讨--北京李艳新律师

注：本文中的“物业维修基金”、“物业维修资金”、“专项维修资金”、“维修基金”等用语系同一含义。

事件回顾：

1998年8月8日，广东某业主李女士与东悦居小区开发商签订《商品房买卖合同》，购买位于该小区的住房一套。

1998年10月1日，《广东省物业管理条例》（以下称《条例》）开始施行。该条例由广东省人大常委会颁布。其中第32条规定：物业管理维修基金由物业建设单位按物业总投资的百分之二，在向业主委员会移交物业管理权时，一次性划拨给业主委员会，其所有权属全体业主共同所有。

1999年1月1日，《住宅共用部位共同设施设备维修基金管理办法》（以下称《办法》）开始施行。该办法由国家建设部、财政部颁布。其中第5条规定 商品住房在销售时，购房者与售房单位应当签订有关维修基金缴交约定。购房者应当按购房款2～3%的比例向售房单位缴交维修基金。

2003年9月1日，《物业管理条例》开始施行。该条例由国务院颁布。其中第7条规定，业主应按照国家有关规定交纳专项维修资金。

2003年9月，李女士将开发商诉至广州市中山区法院，要求其依照《条例》的规定，为该房屋缴纳物业维修基金。东山区法院以李女士诉讼主体资格不符合法律规定为由，驳回原告的起诉。 李女士不服，向广州中院提出上诉，二审法院裁定“撤销原审裁定，本案由东山区法院进行审理”。

2005年1月，东山区法院重新开庭审理该案，判决开发商补缴物业维修基金3724元。

2005年4月，广州市中院二审开庭。2006年1月12日，法院终审裁定：以现行法律法规对维修基金案的民事权利义务关系的调整尚无具体规定，维修基金纠纷暂不具备作为民事案件受理和处理的条件为由，撤销一审判决，驳回业主李女士的起诉。

本案审理过程中最突出的问题是：当民事案件需要以国务院各部门和地方立法机关发布的行政法规、部门规章、地方性法规为依据，而不同的法律文件中就同一事项做出了不一致的规定，法院应当如何处理？

一、关于本案

事实上，上述问题在行政诉讼中极为普遍。行政诉讼是公民、法人或其他组织针对行政机关的具体行政行为而提起的诉讼。多数情况下，行政机关做出具体行政行为的依据通常是法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章、甚至是立法机关或行政机关发布的其他形式的规范性文件。一旦提起行政诉讼，就启动了对被诉具体行政行为合法性的司法审查。审查中的一个重要环节就是“适用法律”的审查。依照《立法法》和《行政诉讼法》的规定，人民法院审理行政案件，依据法律、行政法规、地方性法规、自治条例和单行条例，参照规章。在参照规章时，应当对规章的规定是否合法有效进行判断，对于合法有效的规章应当适用。依据《立法法》的规定，国务院制定的行政法规的效力高于地方性法规和地方规章，而地方性法规与部门规章的效力相当。为解决行政诉讼中地方性法规与部门规章的冲突问题，最高人民法院在2004年6月发布的《关于审理行政案件适用法律规范问题的座谈会纪要》中就此专门做出了明确的规定。

《办法》颁布的时间为1998年。依照当时的《行政法规制定程序暂行条例》（已废止），如果《办法》系经国务院常务会议审议通过或经国务院总理审定，由国务院或国务院批准、国务院主管部门发布，该办法就应属于行政法规。但该《办法》的颁布单位为建设部和财政部，而不是国务院。因此，该办法应属于部门规章。

本案中，广东省人大常委会颁布的《条例》属于地方性法规，其效力应与部门规章相当。1999年8月，广州市国土局、房地产管理局颁布了《关于加强我市物业管理的通知》，意图对专项维修资金的缴纳问题做出调和性的规定，但该规定属于地方政府规章，其效力低于部门规章和地方性法规，不足以解决二者之间的效力冲突。2003年9月，国务院颁布了效力高于部门规章和地方性法规的《物业管理条例》，其中明确规定业主应“按照国家有关规定缴纳专项维修资金”。到此为止，“在广东省范围内应由谁来缴纳物业维修基金”的问题终于有了定论。

但是，在国务院《物业管理条例》出台前已经购买的商品房，其物业维修基金应如何处理呢？这仍然是一个悬而未决的问题。据媒体报道，具有相似情况的业主多达数十万户、涉及维修基金以数十亿计。

二、本案是否属于民事诉讼受案范围？

《民事诉讼法》第3条规定，人民法院受理公民之间、法人之间、其他组织之间以及他们相互之间因财产关系和人身关系提起的民事诉讼，适用本法的规定。

法院认为本案不属于民事诉讼受案范围。但本案中并无犯罪事实发生，也明显不属于刑事诉讼，那么其是否属于行政诉讼受案范围呢？行政诉讼最显著的特点之一就是需要有行政机关的参与，其目的是解决就某一具体行政行为产生的争议。本案中并未涉及行政机关的任何具体行政行为，也并无任何行政机关参与其中，很显然不属于行政诉讼受案范围。本案是商品房买卖过程中就财产问题产生的纠纷，当事人向法院提起诉讼是其行使诉权的正当要求。因此，可以肯定地说，本案应当属于民事诉讼受案范围。二审法院以“此类纠纷暂不具备作为民事案件受理和处理的条件”为由驳回起诉是不恰当的。

三、本案是否需经“行政主管部门前置处理程序”？

二审法院驳回起诉的另一理由是：《条例》和国务院颁布的《物业管理条例》均就物业管理维修基金的收取、使用和管理等事项赋予了行政主管部门先行处理的职责。应由行政主管部门前置处理为宜，原审以民事案件受理并做出实体判决不当。

那么，这些条例中对“行政主管部门前置处理程序”有没有规定呢？

先来看一下《条例》：第32条 “物业管理维修基金由县级以上人民政府物业管理行政主管部门设立专款账户代为管理，不得挪作他用。”但这一规定只是赋予了行政主管部门管理物业管理维修基金的职责，与二审法院“行政主管部门先行处理” 的提法相去甚远。

《物业管理条例》：第54条：“专项维修资金收取、使用、管理的办法由国务院建设行政主管部门会同国务院财政部门制定。”这一条赋予国务院相关部门就维修基金的管理制定相关规定的权限。但也并未规定建设单位与购房人就维修基金缴纳问题发生争议时的“行政主管部门先行处理”程序。而且，《物业管理条例》也明确规定由购房人（业主）缴纳维修基金，并没有为当事人的约定留出余地。

另外，二审法院的这一理由，并不符合《民事诉讼法》的有关规定。《民事诉讼法》第111条对人民法院受理后的案件的处理做出了列举性规定，其中包括“告知原告提起行政诉讼”、“不予受理”、“申请仲裁”、“向有管辖权的法院起诉”等。能与本案判决沾边的只有“依照法律规定，应当由其他机关处理的争议，告知原告向有关机关申请解决”。但采用这种做法的前提是“法律规定”，《条例》和《物业管理条例》分别属于地方性法规和行政法规，并不属于“法律”的范畴。即使这些条例中就“行政主管部门先行处理”有所规定，也不应成为法院驳回起诉的理由；退一步说，即使有某个“法律”对此有所规定，法院也应告知当事人向有关机关申请解决，而不是“驳回起诉”。